湖工大审字〔2013〕4号

湖南工业大学审计档案管理办法

为了规范学校审计档案管理工作，保证审计档案的安全、完整，充分发挥审计档案的作用，根据审计署、国家档案局2012年11月28日第10号令公布的《审计机关审计档案管理规定》、《湖南工业大学档案管理办法》和《湖南工业大学内部审计工作规定》等有关法律、法规和制度，制定本办法。

第一条 本办法所称审计档案，是指学校在审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘、和其他介质形式存在的历史记录。

审计档案是学校档案的重要组成部分，主要由财务审计类档案、工程审计类档案、综合审计类档案三大类组成。

第二条 本办法所称审计档案管理，是指学校建立审计档案所进行的收集、整理、编制、保管、利用、统计、鉴别和移交等方面的管理工作。

第三条 学校审计档案管理工作实行统一领导、分级分类、集中管理的原则。学校审计档案由审计处主管，处内设兼职档案管理员负责审计档案的保管工作，在业务管理上接受上级审计机关和学校档案馆的指导和监督。

第四条 审计档案的建立实行审计组负责制，实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档，并采取按职能分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。

第五条 审计项目确定后，审计项目的主审即为负责该项目立卷归档的责任人。审计项目一经实施，该项目主审须及时收集本项目的文件材料；审计终结时，主审应对本项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍（禁止在文件材料中使用铅笔、圆珠笔书写），并按立卷的方法和规则进行组卷，经审计组长复核和审计处兼职档案员检查后，依照有关规定进行案卷的编目和装订。

（一）审计档案页号应统一编写在每页材料正面的右下角；

（二）卷内目录填写包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页次等内容，卷内目录放在卷首；

（三）备考表填写包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容，备考表放在卷尾；

（四）案卷封面书写包括审计项目名称、审计时间、审计组负责人、保管期限、密级等内容；

（五）审计案卷的装订应去掉金属物，采用胶装，案卷一般不超过200页或厚度不超过2厘米。

第六条 审计案卷内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元为序进行排列。

第一单元为结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

第二单元为证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总的审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据等进行排列。

第三单元为立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第四单元为其他备查文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第七条 审计档案中每份或者每组文件之间的排列要求是：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始（基础）性文件在后。

第八条 财务审计类项目应归档的文件材料有：

（一）向上级部门或学校领导报送的有关本项目的审计情况报告；

（二）审计结果执行情况及审计回访记录等；

（三）审计决定或审计意见书，移送处理意见书；

（四）审计报告（定稿）及审计处审定报告的会议纪要；

（五）被审计单位和责任人对审计报告的书面反馈意见；

（六）审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿；

（七）审计证据、审计工作底稿和调查记录；

（八）被审计单位或责任人的承诺书、述职报告；

（九）项目审计计划、审计实施方案及其有关记录；

（十）审计通知书；

（十一）审计立项表、审计委托书、学校领导对审计事项的批示；

（十二）有关审计项目的请示、报告、批复、群众来信、来访记录、举报等文书材料。

第九条 工程审计类项目应归档的文件材料有：

（一）工程立项审批表、招投标文件、施工合同（协议）；

（二）施工图、竣工图；

（三）预结算书（含套价表、工程量计算式、工程量清单、招标控制价、上限值的确定资料）、竣工验收证明；

（四）设计变更通知书、经济技术联系单、现场签证单及有关批示；

（五）项目结算定案表、结算审核报告书；

（六）其他应归入审计档案的文件材料。

第十条 综合审计类应归档的文件材料主要有：

（一）审计工作日记及项目论证、验收等明细记录；

（二）经济合同洽谈、会签、审查意见书、签发台账；

（三）审计工作电话记录、传真及工作落实情况；

（四）审计工作规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件；

（五）审计工作会议或审计学术交流会议的主要文件；

（六）审计处机构设置、岗位职责、人事任免、人员聘任等文件；

（七）学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定等文件；

（八）其他与审计事项有关的资料。

第十一条 财务审计类文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或若干卷，不得将几个审计项目合立为一卷；对跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷；归档时间不得迟于审计项目结束后的次年的3月份。工程审计类、采购审计类、综合审计类文件材料可按文件材料形成的时间顺序多个项目归入一卷。

第十二条 审计档案在审计处存放保管的期限为3年。审计处兼职档案员应定期组织档案的装订、归档、检查工作，不得随意堆放、损毁、失散和泄密，确保档案的安全。超过3年的审计档案移交学校档案馆存放管理。

第十三条 审计档案的保管期限为永久、长期和短期三类。

第十四条 审计档案的密级及其保密期限，按卷内文件的最高密级及其保密期限确定，一般将永久性档案定为绝密级，长期性档案定为机密级，短期性档案定为秘密级，并在档案封面页上作出标识。

第十五条 查阅审计档案，仅限于审计工作人员，审计处以外的单位与个人如有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，须办理登记手续，经审计处领导和学校主管领导批准后方可执行。审计档案不得带出审计处或档案馆办公室，严禁涂改、抽取、伪造或者擅自抄录、复制。

第十六条 对损毁、涂改、伪造、出卖、擅自提供审计档案者或者因玩忽职守造成审计档案丢失的责任人、应当依法给予党纪和行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十七条 本办法由审计处负责解释。

第十八条 本规定自发布之日起施行。

湖南工业大学

二O一三年十二月五日